Personal Assistent (B-PA)
Functieomschrijving
De personal assistant heeft als taak de CEO en de Commercieel Directeur te ondersteunen in de meest ruime zin. Zij begrijpt wat er gedaan moet worden en neemt waar mogelijk werk uit handen, brengt structuur aan in de dagelijkse gang van zaken, bewaakt de agenda, plant, coördineert en zorgt voor een adequate follow-up. Zij behandelt binnenkomende telefoongesprekken (legt snel verbanden, vraagt door, verstrekt waar mogelijk informatie) bereidt de te nemen acties voor, ontvangt bezoekers, regelt en boekt reizen en accommodatie, houdt het archief up-to-date en behandelt de in- en uitgaande post, screent en beantwoordt E-mails. Daarnaast zal ze verantwoordelijk zijn voor de voortgangscontrole van diverse projecten en voor het verwerken van rapportages, het notuleren en de follow-up van diverse (sales)vergaderingen. Zij bewaakt de uniforme en correcte indruk naar buiten, waar het de uiteindelijke vorm en inhoud van presentaties, rapportages en correspondentie (zowel zelfstandig als van dictafoon en concept) betreft.
Naast alle voorkomende ondersteunende werkzaamheden is de personal assistant tevens verantwoordelijk voor diverse organisatorische en coördinerende werkzaamheden, waaronder de verzorging van (interne) evenementen. Zij zal veelvuldig contacten onderhouden, zowel intern – waaronder de buitenlandse vestigingen – als extern (PR- bureau, relaties, klanten en leveranciers), nationaal als internationaal en fungeert in die hoedanigheid absoluut als vraagbaak/aanspreekpunt en heeft een signaalfunctie. Van haar wordt verwacht dat zij inspeelt op onverwachte situaties en ook in hectische situaties het overzicht houdt. Een pro-actieve, gezond nieuwsgierige houding alsmede inhoudelijke betrokkenheid en ‘feeling met de business’, eigen initiatief en creativiteit zijn essentiële elementen voor de juiste invulling van deze spilfunctie.
Functie-eisen
- Steno Computervaardigheden
- HBO-denkniveau aangevuld met relevante werkervaring
- Nederlands: moedertaal; Engels: uitstekend, Frans & Duits pré
- MS office pakket, Internet
Funtie eisen
De juiste kandidaat is een jonge, representatieve, professionele, doortastende en moderne vakvrouw met een flexibele en no-nonsense instelling, een stevige persoonlijkheid die weet wat het inhoudt een veeleisende manager te ondersteunen en structuur aan te brengen in de dagelijkse gang van zaken. Ze is geïnteresseerd in – en heeft gevoel voor – de zaken waar haar baas en de organisatie zich mee bezig houden. Zij neemt werk en details uit handen, denkt mee en vooruit en kan goed prioriteiten stellen en herzien. Zij is accuraat en stressbestendig, weet te allen tijde het overzicht te behouden en kan snel schakelen. Zij is in staat een absolute vertrouwensrelatie met haar baas op te bouwen en te fungeren als klankbord voor hem en anderen in de organisatie. Zij is een echte teamplayer, die ook goed zelfstandig kan werken. Zij is collegiaal, kwaliteitsbewust, een harde werker en beschikt over het nodige organisatietalent. Zowel haar sociale als communicatieve vaardigheden alsmede haar relativeringsvermogen zijn goed ontwikkeld. Zij is intelligent, ambieert een eigen takenpakket met de daarbij behorende verantwoordelijkheden, beschikt over een natuurlijk overwicht, weet dingen gedaan te krijgen en is op een gezonde manier ambitieus en nieuwsgierig. Zij is discreet en weet op adequate wijze het relatienetwerk, zowel intern als extern, te beheren. Zij heeft oog voor detail, gevoel voor stijl en vindt het essentieel een goed eindproduct af te leveren. Geen 9 tot 5 mentaliteit, ondernemersgeest gewenst.
Aanpassingsvermogen Analytisch denkvermogen Initiatief Flexibel/aanpassingsvermogen Management Identificatie Zelfstandigheid
Accuratesse Cijfermatig inzicht Samenwerken Plannen en organiseren Stressbestendig
